A entrega e a devolução são dois dos momentos mais importantes na experiência do cliente de uma rent-a-car. São também fases em que se concentram várias tarefas: identificação do condutor, validação de documentos, pagamentos, assinatura do contrato, verificação da viatura e encerramento do aluguer.
Em períodos de maior procura, alguns minutos adicionais em cada atendimento podem rapidamente transformar-se em filas e atrasos.
A solução passa por simplificar o processo e antecipar tarefas sempre que possível. Estes são 7 passos para tornar a entrega e devolução de viaturas mais rápidas e eficientes.
Passo 1 — Recolher os dados antes da chegada do cliente
O processo de entrega não precisa de começar no balcão. Sempre que possível, os dados necessários ao aluguer podem ser recolhidos antecipadamente, permitindo que o cliente chegue à estação com grande parte do processo já preparado.
Informação pessoal, contactos, carta de condução, documento de identificação e dados de condutores adicionais podem ficar previamente associados à reserva.
Desta forma, a equipa reduz o tempo dedicado à introdução manual de informação e concentra-se nas validações necessárias para concluir o aluguer.
Passo 2 — Digitalizar a identificação e validação de documentos
A identificação do condutor é uma das etapas essenciais no levantamento da viatura. A utilização de soluções digitais permite recolher e validar os dados dos documentos de forma estruturada, evitando a necessidade de introduzir manualmente toda a informação.
Quando estas ferramentas estão integradas com o software de gestão da rent-a-car, os dados podem ficar diretamente associados ao cliente e à respetiva reserva.
O resultado é um check-in mais rápido, com menos tarefas administrativas e menor probabilidade de erros de introdução de dados.
Passo 3 — Preparar antecipadamente o contrato e o pagamento
Com os dados do cliente, da reserva e da viatura já disponíveis, grande parte do contrato pode estar preparada antes da chegada. No balcão, a equipa confirma a informação, apresenta as condições aplicáveis e procede à assinatura.
A assinatura digital simplifica ainda o processo e facilita o arquivo e consulta posterior dos documentos.
O mesmo princípio aplica-se aos pagamentos. Sempre que o modelo comercial o permita, disponibilizar pagamentos durante a reserva online reduz o número de operações necessárias no momento do levantamento.
Passo 4 — Organizar as entregas previstas para cada dia
Saber antecipadamente quem vai chegar, a que horas e qual a viatura prevista permite preparar melhor a operação.
A equipa deve conseguir consultar facilmente as entregas programadas, respetivos horários, clientes, categorias de viatura e estado de cada reserva.
Com esta informação é possível preparar as viaturas antecipadamente e organizar os recursos de acordo com os períodos de maior movimento.
Esta preparação assume particular importância em aeroportos e outras estações onde vários clientes podem chegar num intervalo de tempo reduzido.
Passo 5 — Registar digitalmente o estado da viatura
Antes de entregar a viatura, é necessário registar o seu estado. Quilometragem, nível de combustível ou carga, danos existentes e outros elementos relevantes devem ficar associados ao aluguer.
Um processo digital permite realizar este registo de forma estruturada e complementar a informação com fotografias quando necessário.
Além de acelerar a operação, cria uma referência clara que poderá ser consultada no momento da devolução.
Passo 6 — Tornar a devolução num processo rápido de verificação
Quando o cliente regressa, a equipa já deve ter acesso imediato a toda a informação registada no início do aluguer.
Em vez de procurar contratos ou documentos em diferentes sistemas, pode consultar o estado inicial da viatura, introduzir a quilometragem final, confirmar o combustível ou carga e verificar eventuais diferenças. Se não existirem ocorrências adicionais, o contrato pode avançar rapidamente para encerramento e faturação.
Para devoluções fora do horário de funcionamento, devem existir procedimentos claros para a entrega das chaves e posterior inspeção da viatura.
Passo 7 — Centralizar todo o ciclo do aluguer
A eficiência diminui quando cada etapa depende de uma aplicação ou processo diferente.
Reservas num sistema, dados dos clientes noutro, pagamentos separados e contratos tratados manualmente obrigam a equipa a repetir tarefas e procurar informação.
Centralizar reservas, clientes, frota, contratos, pagamentos e faturação permite que os dados acompanhem todo o ciclo do aluguer.
A informação recolhida na reserva pode ser utilizada no contrato. Os dados do contrato acompanham a entrega. O registo inicial da viatura fica disponível na devolução. E o encerramento do aluguer pode dar continuidade ao processo de faturação.
Menos tarefas em cada entrega, mais eficiência na operação
Reduzir o tempo de entrega e devolução não depende apenas de tornar o atendimento ao balcão mais rápido. O objetivo é eliminar tarefas desnecessárias ao longo de todo o processo.
A Way2Rentals permite centralizar a gestão de reservas, clientes, frota, contratos, pagamentos e faturação, ajudando a sua rent-a-car a criar um fluxo de trabalho mais integrado.
Quando a informação está preparada antes da chegada e acompanha todas as etapas do aluguer, a equipa reduz trabalho administrativo, o cliente passa menos tempo à espera e a viatura pode regressar mais rapidamente à operação.